روابط عمومی گرایش رسانه : گرد همائی، سمینار و جشنواره(بخش اول)

 گردهمایی، سمینار و جشنواره

 

 سمینارSeminar  : سمینار نوعی کنفرانس است که برای تبادل نظر گروهی کوچک تشکیل می‏شود؛ یک یا چند نفر از آنها سخنران و بقیه شنونده هستند. این نوع میتینگ می تواند شامل جلسات گروهی از دانشجویان سال بالا باشد که تحت هدایت یک استاد، در یک پژوهش یا مطالعه جدی حول موضوعی خاص شرکت می‏کنند و یا واحد درسی پیشرفته‏ای را می‏گذرانند. در این نوع گردهمایی، نتایج پیش‏بینی شده‏ای مورد انتظار است. در سمینار، بیش از تبادل نظرشرکت‏کننده‏ها، تجربه‏ی روش تدریس مورد نظر است. این برنامه معمولاً به صورت خودمانی برگزار شده، روی بخش کوچکی از یک موضوع صحبت می‏شود و شنوندگان در هر بخش از آن می‏توانند سخن گوینده را قطع کرده و سؤال کنند. به هر حال انواع مختلف سمینار وجود دارد ولی اساساً نوعی بحث آزاد برای تقویت مهارت‏های اعضاست. این همایش معمولاً در محل سالن کنفرانس یا آمفی تئاتر برگزار می‏شود.

 

ساختار گردهمایی

 

ستاد برگزاری گردهمایی : کمیته اجرایی  (دبیر اجرایی – دبیر اجرایی – تبلیغات  و روابط عمومی – نمایشگاه و جشنواره – انتشارات) - کمیته علمی (دبیر علمی – دبیرخانه – هیات داوران )

 

مراحل مدیریت گردهمایی : گردهمایی همچون سایر مراسم در سه مرحله قبل، حین و بعد از برگزاری مدیریت می‏شود.

 

1- قبل از برگزاری گردهمایی : طراحی، چاپ و توزیع دعوتنامه – طرح و چاپ فرم‏ها و سربرگ‏های گردهمایی – برگزاری جلسات هماهنگی با کیمته علمی – طراحی و تهیه امور خطاطی و گرافیک( پوستر، کارت و ...) – پیش بینی حمل و اسکان میهمانان خارجی – تهیه پیش خبر و ارسال به رسانه‏ها – کنترل سالن برگزاری (تهویه، صندلی، صوتی و تصویری، و  ...) –برگزاری کنفرانس خبری قبل از برگزاری – تهیه مطالب، چاپ و توزیع  پیش شماره خبرنامه گردهمایی – پیگیری دریافت دعوتنامه‏های ارسالی از سوی سخنرانان و مدعوین کلیدی – انتشار فراخوان مقالات گردهمایی از طریق نشریات – تهیه و توزیع پوستر و بروشور فراخوان مقالات

 

تهیه مهرهای مورد نیاز گردهمایی : صدور کارت شناسایی حاضران گردهمایی – تهیه آرم و پرچم گردهمایی – تزیین و تجهیز سالن گردهمایی –تهیه هدایای گردهمایی – و ...

 

2- حین برگزاری گردهمایی : تهیه بولتن گردهمایی و یا بروشور خبری و ویژه‏نامه‏ها و توزیع آن– تشکیل مصاحبه‏های مطبوعاتی، رادیویی یا تلویزیونی – تهیه متن قطعنامه – ارسال خبر به نشریات(به خصوص نشریاتی که حضور نیافته‏اند) – راهنمایی مدعوین به محل برگزاری گردهمایی، نمایشگاه و محل پذیرایی – راهنمایی  خبرنگاران به محل اسکان در گردهمایی –فیلمبرداری و عکسبرداری – برگزاری نمایشگاه کتاب – ضبط صدا (سخنرانی و ...) – اعطای لوح تقدیر به فعالان برگزاری گردهمایی – اعطای لوح تقدیر به سخنرانان – تجلیل از پیشکسوتان– انجام نظرسنجی از حاضران – ترجمه همزمان سخنرانی‎ها – انتشار و انعکاس اطلاعات در سایت گردهمایی – ثبت نام شرکت‏کنندگان برای ارسال کتاب گردهمایی – تدوین بیانیه پایانی گردهمایی

 

3- بعد از برگزاری  گردهمایی : تهیه بولتن بریده جراید – چاپ متن قطعنامه و ارسال برای رسانه‏ها – چاپ متن قطعنامه و ارسال به مدعوین گردهمایی – تهیه فیلم گردهمایی (تهیه گزارش تصویری گردهمایی) – حمل و نقل خبرنگاران – حمل و نقل میهمانان خارجی و انجام امور روادید آنها – ارسال نامه تشکر به سخنرانان گردهمایی – ارسال نامه تشکر به رسانه‏هایی که در گردهمایی حضور یافته‏اند – ارسال عکس و فیلم سخنرانی هر سخنران به خودش – ارسال یادبود به حاضران  گردهمایی – پذیرایی از مدعوین و شرکت‏ کنندگان – تهیه گزارش مکتوب گردهمایی –انتشار کتاب گردهمایی – و ...

 

گام‏های اولیه برگزاری گردهمایی : انتخاب عنوان – انتخاب موضوع – ضرورت برگزاری –مرور تاریخچه برگزاری – تشکیل شورای سیاست‏گذاری – معرفی دبیر علمی – معرفی دبیر اجرایی

 

وظایف شورای سیاست گذاری و دبیر اصلی گردهمایی : تعیین دبیر اصلی – تبیین اهداف برگزاری – پیش بینی و تصویب بودجه – تعیین کمیته‌‌های مورد نیاز(تبلیغات و روابط عمومی، تدارکات، تشریفات، انتشارات، بودجه، پیگیری و نظارت، علمی، اجرایی، مالی، نمایشگاه و ...) –تعیین دبیر علمی – تعیین دبیر اجرایی – صدور احکام – تعیین مدعوین اصلی و شخصیت‌ها –تعیین سخنرانان کلیدی مراسم افتتاحیه و اختتامیه – ابلاغ مصوبات شورای سیاست‌گذاری به دبیران علمی و اجرایی – پیش‏بینی میزان و شرایط واگذرای تسهیلات برای شرکت‏کنندگان  – تعیین محل برگزاری – تصویب جدول زمان بندی(کلیات) – تصویب سطح جوایز – تصویب کلیات مربوط به فراخوان و پوستر – آرم  و لوگوی گردهمایی – تصویب کلیات مربوط به برنامه‏های جنبی – تعیین هزینه‏های مالی مربوط به حضور شرکت‏کنندگان و حق‏الزحمه عوامل مؤثر – تعیین حدود اختیارات کمیته‌های علمی و اجرایی – تعیین کمیته بحران و اعضای آن – تصویب شرایط حضور حامیان مادی و معنوی

 

وظایف کمیته علمی و دبیر آن : دریافت و ثبت خلاصه و اصل مقالات – تعیین اعضای کمیته علمی – هماهنگی جهت برگزاری  جلسات کمیته علمی تبیین محورهای گردهمایی – هماهنگی با دبیر  اصلی و دبیر اجرایی – تعیین داوران علمی – ارسال  خلاصه و اصل مقالات برای داوران در موعد مقرر – جمع‏آوری مقالات داوری شده – جمع‏بندی نظرات داوران و انتخاب مقالات قابل چاپ و ارائه موعد مقرر – تعیین فرمت لازم برای تدوین خلاصه و اصل مقالات توسط مؤلفین –سفارش مقالات مرتبط با محورها – تشکیل زیر کمیته‏های فرعی در صورت لزوم و با هماهنگی دبیر اصلی ایجاد کانال ارتباط مستقیم با ارائه‏دهندگان مقالات – تعیین اعضای پانل‏های تخصصی  –طراحی کارگاه‏های تخصصی جنبی – تعیین معیارها و ملاک‏های ارزیابی  مقالات – تعیین میزان کارکرد داوران و اعضای کمیته علمی و پیگیری حق‏الزحمه آنان

 

ارزیابی گردهمایی و گزارش بازخورد: طراحی پرسشنامه جامع نظرسنجی از شرکت‏کنندگان (اصول طراحی پرسشنامه) – توزیع و جمع‏آوری پرسشنامه در زمان مناسب – استخراج اطلاعات پرسشنامه‏ها – پردازش اطلاعات پرسشنامه‏ها – تهیه گزارش عملکرد به تفکیک حوزه‏های مختلف پرسشنامه‏ها – ارائه بازخورد به کلیه ذینفعان – اصلاح رویه‏ها با توجه به اطلاعات بدست آمده

 

کنفرانس خبری (مطبوعاتی) :مدیریت کنفرانس خبری یکی از وظایف اصلی روابط عمومی‏هاست. در کنفرانس خبری که یک یا چند نفر پاسخگوی سؤالات خبرنگاران هستند و یکی از آزادترین انواع مصاحبه‏هاست، تمامی خبرنگاران حق شرکت در آن را دارند. این کنفرانس باید فصلی برگزار شود و در آغاز آن گزارشی از عملکرد فصل گذشته و برنامه‏های آتی سازمان در فصل آینده به خبرنگاران ارایه شود و سپس برنامه‏ها توسط خبرنگاران به نقد کشیده شود و پرسش و پاسخ آزاد برگزار گردد. کنفرانس‏های ویژه با موضوعات خاص در مواقع رویدادهای مهم، افتتاح و برگزاری نمایشگاه‏ها، سمینارها و اتفاقات و بحران‏ها نیز برگزار می‏شود. ابتدا در چنین کنفرانس‏هایی موضوع اصلی کنفرانس به گفتگو گذاشته می‏شود سپس بخشی به سؤالات خارج از موضوع کنفرانس اختصاص می‏یابد.  برای اینکه در برگزاری کنفرانس‏های مطبوعاتی بیشترین بهره‏برداری حاصل شود، روابط عمومی‏ها می‏بایست تمهیدات و پیش‏بینی‏های مختلفی را اتخاذ نمایند.

 

ضرورت و نیاز مصاحبه

 

اولین نکته در برگزاری کنفرانس مطبوعاتی ضرورت و نیاز آن است. یعنی کارگزار روابط عمومی باید بداند که آیا برگزاری این کنفرانس در این مقطع زمانی لازم است و آیا اطلاعاتی که قرار است از سوی رییس سازمان و یا مؤسسه در اختیار رسانه‏ها قرار گیرد ارزشمند برای افکار عمومی هست یا خیر؟ زیرا چنانچه نمایندگان رسانه‏ها در یک کنفرانس مطبوعاتی حضور یابند و مشتی مطلب تکراری، خسته‏کننده و بی ارزش بشنوند اعتماد آنها سلب گردیده و در مصاحبه‏ها و کنفرانس‏های بعدی سازمان کمتر حضور خواهند یافت و یکی از ذی‏قیمت‏ترین ابزارهای قابل استفاده روابط عمومی‏ها که رسانه‏ها هستند از دست خواهند رفت.

 

تهیه متن مصاحبه

 

روابط عمومی یک سازمان با توجه به آگاهی و اشرافی که بر سازمان و مؤسسه خود دارد و با توجه به شناختی که از مخاطبان خود حاصل نموده می‏بایست مبادرت به تدوین متن مصاحبه نماید.

بدیهی است تدوین متن مصاحبه برای کنفرانس مطبوعاتی فرصتی است که در آن می‏توان با حوصله مطالب مهم و اساسی را همراه با آمار و جداول تنظیم نمود تا علاوه بر مطالب شفاهی مدیر و رییس سازمان مورد بهره‏برداری نمایندگان رسانه‏ها قرار گیرد و در صورتی که نماینده رسانه‏ای در کنفرانس حضور نداشته باشد می‏توان آن را برای وی ارسال کرد تا در رسانه خود از آن استفاده نماید.

ضمناً متن مصاحبه از پیش آماده شده به مصاحبه شونده امکان می‏دهد تا با احاطه بیشتری بر آمار و ارقام و مطالب سخن بگوید و چنانچه مطلب مهمی را فراموش کرد رسانه‏ها با مراجعه به متن از آن استفاده نمایند. با این حال متن مصاحبه نباید از حد معمول بیشتر باشد و باید از پراکنده‏نویسی و مطالب خسته‏کننده تکراری جلوگیری کرد.

 

زمان مصاحبه

 در یک کنفرانس مطبوعاتی زمان مصاحبه مهم است. باید دقت کرد که روز مصاحبه نباید با روزهایی که معمولاً روزهای مهم و خبرساز است یا قرار است رویداد مهمی اتفاق افتد تداخل نماید مگر اینکه با آن رویدادها ارتباط داشته باشد. از سوی دیگر روزهای آخر هفته و یا روزهای تعطیل مثل پنجشنبه و جمعه برای مصاحبه انتخاب نشود زیرا امکان دعوت و جمع‏آوری خبرنگاران و نمایندگان رسانه‏ها مقدور نمی‏باشد. اما چنانچه لازم است در این روزها نیز اطلاع رسانی شود می‏بایست از طریق فکس و ارسال خبر مطالب را به رسانه‏هایی نظیر رادیو وتلویزیون ارسال نمود.

در مجموع اوایل و اواسط هفته برای برگزاری کنفرانس‏های مطبوعاتی مناسب می‏باشد.

 

ضمناً انتخاب ساعت مصاحبه نیز از اهمیت خاصی برخوردار است. بهترین ساعت برای برگزاری کنفرانس‏های مطبوعاتی ساعت 10 صبح می‏باشد زیرا هم تلویزیون فرصت پیدا می کند آن خبر را در شبکه‏ها و ساعات مختلف روز بویژه بخش‏های خبری پوشش دهد و هم روزنامه‏های کشور که اغلب صبح‏ها منتشر می‏شوند فرصت پیدا می‏کنند خبر را با شرح و بسط بیشتری منتشر نمایند.

 

تهیه و ارسال متن دعوت

 

بعد از اینکه زمان مصاحبه مشخص شد می‏بایست دعوتنامه‏ای را تنظیم کرد و در آن از نمایندگان رسانه‏ها دعوت به عمل آورد تا در روز و ساعت مقرر در محل برگزاری کنفرانس حضور یابند.

بهتر است در متن دعوتنامه به محورهای گفت و گوی فرد موردنظر یعنی مصاحبه‏شونده همراه با اسم و سمت وی اشاره شود. نامه را به سردبیر یا دبیر بنویسید و بعد از فکس و ارسال آن مجدداً پیگیری نموده و شخصاً از خبرنگار و رابط خبری خواهش نمایید که در کنفرانس حضور بهم رساند.

چنانچه حضور تلویزیون و شبکه‏های مختلف در کنفرانس مطبوعاتی ضروری است حتماً با مسئولان و خبرنگاران آن شبکه‏ها در ارتباط باشید زیرا حضور دوربین تلویزیون با توجه به ویژگی‏ها و مخاطبین گسترده از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است و به معنی اهمیت مصاحبه و کنفرانس شما نیز خواهد بود.

 

سایر تمهیدات

1- وضعیت نور، سیستم صوتی، نظافت، تزیین و ... اتاق کنفرانس را بررسی نمایید.

2- ضبط صوت، دوربین فیلمبرداری و عکاس روابط عمومی را توجیه نموده تا در روز و ساعت کنفرانس حضور داشته باشد. (انجام عکاسی، فیلمبرداری و ضبط ضروری است زیرا به عنوان مستندات می تواند در آینده مورد استفاده قرار گیرد.(

3- فولدرهای کیف مانندی را طراحی نموده و بروشورها، جداول، کاتالوگ، تصویر مصاحبه‏شونده، متن مصاحبه، کاغذ یادداشت، خودکار و ... را در آن قرار دهید.

ضمناً می توانید عکس مصاحبه شونده را در یک CD طراحی نموده و تحویل خبرنگاران دهید.

4- به اطلاعات درب ورودی زمان و مکان مصاحبه را اطلاع دهید تا خبرنگاران برای ورود مشکلی نداشته باشند.

5 -به نزدیکترین آژانس تاکس تلفنی اطلاع دهید مقارن با ساعات پایانی کنفرانس تعدادی تاکسی در مقابل سازمان یا شرکت شما برای بردن خبرنکاران حضور داشته باشند.

علاوه بر پیش بینی تمهیداتی که در بالابه آن اشاره شد نکات ریز و در عین خال مهمی وجود دارد که می‌بایست قبل، حین و بعد از برگزاری کنفرانس به آنها نیز توجه کرد.ا ز این ‌قبیل ‌است.

6- تلاوت آیاتی از کلام‏الله مجید در ابتدای کنفرانس بر فضای معنوی کنفرانس خواهد افزود.قاری و قرآن برای این کار آماده باشد.

7- چنانچه کنفرانس مصادف با ناهار یا شام باشد تدابیر لازم و پیش‏بینی تعداد شام و افراد سرویس‏دهنده و مکان آن را بنمایید.

8-هدایایی به رسم یادبود که طرح و آرم سازمان شما بر آن نقش بسته باشد خالی از لطف نیست ولی ارزش آن نباید آنقدر زیاد باشد که تصورات منفی خبرنگاران و ... را برانگیزد.

9- دستگاه فکس، تلفن و ... برای استفاده احتمالی خبرنگاران در مجاورت اتاق کنفرانس وجود داشته باشد.

10- وسایل پذیرایی از قبیل چای، شیرینی، میوه و ... قبلاً هماهنگ شده باشد لیکن پذیرایی چایی در زمان مناسب و هنگامی که دوربین تلویزیون مشغول فیلمبرداری نیست انجام شود.

11- در هنگام ورود خبرنگاران آنان را به درستی به محل کنفرانس راهنمایی کنید تا در ورودی‏ها و اتاق‏های سازمان سرگردان نشوند.

12- از قبل فرمی تهیه و هنگام ورود خبرنگاران نام، تلفن، فکس و رسانه‏های آنها را یادداشتنمایید

13- در صورت امکان منشورهای 3 وجهی تهیه و اسامی کلیه روزنامه‏ها روی آنها به طرز زیبا نوشته و بر روی میزها چیده شود تا آنها هنگام مراجعه بر روی صندلی مورد نظر خود قرار گیرند. البته چنانچه تمایل به جا به جایی داشتند اجازه دهید در هر جا و محلی که دوست دارند قرار گرفته و سپس منشور را در همان محل قرار دهید. این امر علاوه بر زیبایی خاص خود نشان‏دهنده حضور یا عدم حضور نمایندگان رسانه‏ها است. ضمناً چیدمان منشور را به طور تصادفی قرار دهید تا نوع چیدن آن تبعیض آمیز به نظر نیاید.

14- تعداد افراد دعوت شده را از قبل پیش بینی کنید و چنانچه صندلی به تعداد کافی نیست، آن را تأمین نمایید.

15- چنانچه رسانه‏ای در کنفرانس حضور نداشت بعد از پایان کنفرانس متن مصاحبه را برایش ارسال نمایید.

16- از خبرنگاران و رسانه‏هایی که در انعکاس خبر شما تلاش نموده‏اند در روزهای بعد به طور مکتوب یا شفاهی تشکر نمایید.

17- در هنگام ورود، برگزاری و خروج در کنار آنها باشید، خودتان را به آنها معرفی کنید، خبرنگارانی را که نمی‏شناسید با آنها آشنا شوید و در مجموع ارتباط گرم و صمیمانه‏ای را با آنها برقرار نمایید.

18- متن مصاحبه را به مجلات و هفته نامه‏های ذیربط که قبلاً دعوت نشده‏اند ارسال نموده و از اینکه امکان دعوت آنها وجود نداشته عذرخواهی نمایید.

 

   
   مقدمه‏ای بر تشریفات و مدل کسب و کار

در مرور اهم وظایف تعریف شده برای روابط عمومی‏ها، یکی از سرفصل‏های اساسی و پرکاربرد ”مشارکت و برنامه‏ریزی جهت برگزاری همایش‏ها، نمایشگاه‏ها و میهمانی‏های رسمی“ می‏باشد که با توجه به نوع گردهمایی، خود شامل تشریفات تعریف شده و خاص خواهد بود.

در فرآیند برنامه‏ریزی، هر فعالیتی نیازمند پیروی از مدل و الگویی خاص و کاربردی تحت عنوان مدل کسب و کار یا Business Model می‏باشد که در واقع هسته اصلی قضاوت مخاطبین و مشتریان را تشکیل خواهد داد.

 

مدل کسب و کار Business Model

1– مشتریان : سئوالات کلیدی: برای چه کسانی ارزش خلق می‌کنیم؟ - مهمترین مشتریان ما چه کسانی هستند؟ - مشتریان خود را به چه بخش‌هایی تقسیم کرده‌ایم؟

 

2– بیانیه ارزش : سئوالات کلیدی : چه ارزشی را به مشتریان خود ارائه می‌دهیم؟ - به حل کدام مشکل مشتریان کمک می‌کنیم؟ - کدام نیازهای مشتریان را تأمین می‌کنیم؟ - چه ترکیبی از محصولات یا خدمات خود را به بخش‌های مختلف مشتریان ارائه می‌کنیم؟ - چرا مشتریان محصول یا خدمت ما را می‌خرند؟

 

3– فعالیت‏های کلیدی : سئوالات کلیدی : بیانیه ارزش ما نیازمند کدام فعالیت‏های کلیدی است؟ -کانال‏های توزیع ما نیازمند کدام فعالیت‏های کلیدی است؟ - روابط با مشتریان ما نیازمند کدام فعالیت‏های کلیدی است؟ - جریان در آمد ما نیازمند کدام فعالیت‏های کلیدی است؟ - ما چه محصول یا خدمتی را عرضه می‏کنیم؟

 

4– ارتباط با مشتریان : سئوالات کلیدی : بخش‏های مختلف مشتریان انتظار دارند که چه نوع ارتباطی با آنها ایجاد و حفظ کنیم؟ - چه نوع ارتباطی با بخش‏های مختلف مشتریان خود داریم؟ -ارتباط ما با مشتریان چقدر با سایر اجزای مدل کسب و کار ما هماهنگی دارد؟ - ارتباطات ما چقدر هزینه‏بر است؟

 

5– کانال‏های ارتباطی : سئوالات کلیدی : بخش‏های مختلف مشتریان ما از چه کانال‏هایی به ما دسترسی دارند؟ - ما به چه طریقی به مشتریان خود دسترسی پیدا می‏کنیم؟ - کانال‏های ما چگونه هماهنگ می‏شوند؟ - کدام کانال‏ها بهتر عمل می‏کنند؟ - کدام کانال‏ها از نظر هزینه بهتر عمل می‏کنند؟-چگونه کانال‏های خود را با کانال‏های مشتریان خود هماهنگ می‏کنیم؟

 

6– شرکای کلیدی : سئوالات کلیدی : شرکای کلیدی ما چه کسانی هستند؟ - تأمین‏کنندگان اصلی ما چه کسانی هستند؟ - چه منابع کلیدی برای شرکای خود تأمین می‏کنیم؟ - چه فعالیت‏های کلیدی برای شرکای خود انجام می‏دهیم؟

 

7– منابع کلیدی : سئوالات کلیدی : بیانیه ارزش ما نیازمند کدام منابع کلیدی است؟ - کانال های توزیع ما نیازمند کدام منابع کلیدی است؟ - روابط با مشتریان ما نیازمند کدام منابع کلیدی است؟ -جریان درآمد ما نیازمند کدام منابع کلیدی است؟

 

8– ساختار هزینه‏ ها : سئوالات کلیدی : مهمترین اقلام هزینه‌ای این کسب و کار کدامند؟ -پرهزینه‏ترین منابع کلیدی این کسب و کار کدامند؟ - پرهزینه‏ترین فعالیت‏های این کسب و کار کدامند؟

 9– جریان درآمد : سئوالات کلیدی : مشتریان ما در مقابل دریافت چه ارزشی حاضرند پرداخت کنند؟ - درآمدهای این کسب و کار کدامند؟ - سهم هر یک از درآمدها از کل درآمدها  چگونه است؟- مشتریان ما در حال حاضر به چه دلیل پرداخت می‏کنند؟ - پرداخت مشتریان در حال حاضر به چه صورت است؟ - مشتریان ترجیح می‏دهند به چه صورت پرداخت کنند؟

 

مطالب مندرج متعلق به اینجانب نمی باشد