روابط عمومی گرایش رسانه : اصول تشریفات

اصول تشریفات

 استاد : قربانی

فرایند ارتباط غیر کلامی، محور اصلی تشریفات است.

اهداف ارتباط: 1- اعتبــار و احترام، 2- عقـاید و احساسات خود را ابراز کند، 3- دیگران را بفریبیم و تقلب کنیم، 4- ارتباط برای کمک به دیگران و رسیدن به توافق می‌تواند باشد، 5- با دیگران دوست شویم، دست نیاز به سوی یکدیگر دراز کنیم، مبادله، معامله و تحصیل معاش کنیم.

 

وظایف چهارگانه ارتباط غیرکلامی:

1- تکمیل پیام‌های کلامی                           2- تایید پیام‌های کلامی

3- تکذیب یا رد پیام‌های کلامی                     4- جایگزین پیام‌های کلامی

 

دو اصل اساسی تشریفات در ارتباط انسانی:

1- تشریفات برای همه کس                                   2- تشریفات در همه جا

 

تشریفات به 3 سوال  اساسی پاسخ می‌گوید:

1- برای چه کسی؟                          2- کجا؟                             3- کی یا چه زمانی؟

 

معانی عام تشریفات: تشریفات به معنای تجمل‌گرایی و تجمل‌پرستی نیست، بلکه به معنای نظم‌دهی و نظم‌بخشی براساس مجموعه‌ای از اصول کلی اخلاقی مشترکی است که در یک سازمان یا جامعه که روند فعالیت‌های منسجمی را در پیش دارد بکار گرفته می‌شود. به عبارت دیگر تشریفات رعایت یک سری قوانین رفتاری است که متناسب با ساختار اجتماعی فرهنگی و ویژگی‌های مذهبی و تاریخی کشورها به عمل درمی‌آید.

 

اصول کلی تشریفات:

1- معیارهای موجود درباره مسائل تشریفاتی نتیجه روند طولانی از همکاری‌های متقابل میان افراد در زمینه‌های گوناگون اجتماعی است.

2- تشریفات مشخص کننده معیارهای رفتاری هستند و شامل قوانین مرسوم نزاکت و آداب و رسوم در جامعه می‌باشند.

3- معیاری از قوانین تشریفات دیپلماتیک با آداب متداول در میان عامه مردم مشابه می‌باشد اما تفاوت اصلی در این است که رعایت قوانین تشریفات نزد دیپلمات‌ها اهمیت بیشتری دارد و رعایت نکردن آن به اعتبار یک کشور لطمه وارد می‌کند و همکاری میان دولت‌ها را با مشکل روبرو می‌سازد.

4- رعایت تشریفات مطلق نیست.

5- شخص با ادب و با نزاکت تنها در مراسم رسمی مطابق با اصول تشریفاتی رفتار نمی‌کند، بلکه نزاکت واقعی ایجاب می‌کند که چنین فردی براساس نیت خیر خود نظام اجتماعی را نیز به هم نزند.

·       

معیارهای رفتاری:

1- در خیابان: همه افراد باید در خیابان با فرهنگ رفتار کنند و مودب و با نزاکت باشند. حرکت از سمت راست و با قدم‌هایی متعادل، راست و مستقیم پسندیده است.

2- اگر غیرعمد موجب ناراحتی کسی شدید؟ بلافاصله عذرخواهی نموده و در پاسخ به عذرخواهی طرف مقابل هم باید بگویید اشکال ندارد خودتان را ناراحت نکنید و امثالهم.

اگر در خیابان 2 راه وجود دارد، راه سمت راست را انتخاب کنید. وقتی که 3 نفر در خیابان در حال حرکت هستند بهترین موقعیت به ترتیب اولویت قسمت وسط، راست و چپ می‌باشد.

3- کت و شلوار همیشه باید بادقت اتو شده و بدون لک باشد، پیراهن نیز باید با طراوت و کفش‌ها باید واکس زده و براق و بدون پاشنه کج باشد.

-         کت و شلوار باید مطابق موقعیت، سن و سال انتخاب شود. در تابستان و روز بهتر است از رنگ روشن و در زمستان از رنگ تیره استفاده شود.

-         در جیب فوقانی بیرونی کت نباید خودکار، عینک، مداد، شانه و چیزهای دیگر قرار داد.

4- نباید به اطرافیان خیره نگاه کرد، افراد و اشیاء را با انگشت نباید نشان داد. نباید برگشت و از پشت به افراد نگاه کرد، کسی را از طرف دیگر خیابان صدا زدن و با صدای بلند با آشنایان احوالپرسی نمودن و فریاد زدن در خیابان صحیح نمی‌باشد.

5- اگر در وسایل نقلیه عمومی مطالعه می‌کنید نباید مزاحمتی برای دیگران ایجام کنید.

6- معاشرت و صحبت کردن: در معاشرت افراد با یکدیگر شیوه صحبت کردن و مهارت صحبت در بحث اهمیت زیادی دارد. برای اینکه مصاحب خوبی باشید باید بدانید که درباره چه موضوعی صحبت کنید. به هیچ وجه نباید مدت طولانی سخن بگویید.

7- انتقاد با صدای بلند از شیوه رفتار و لباس پوشیدن افراد، مودبانه نیست.

 

تشریفــات و ارتباطــات:

1- مفهوم ارتباطات

2- تقسیم بندی ارتباطات:

الف- از لحاظ طرف‌های ارتباط: 1- انسان با انسان، 2- انسان با خدا، 3- انسان با خود، 4- انسان با اشیاء

5- انسان با طبیعت، 6- انسان با حیوان

ب- از لحاظ ماهیت و ابزارها

 

مفهوم ارتباطات: ارتباطات کلیه فعالیت‌های گفتاری، نوشتاری و کرداری را دربرمی‌گیرد. که با انجام درست آن تفهیم و تفاهم و انتقال معنا و مفهوم از کسی به کسی یا از کسی به گروهی و یا از گروهی به گروه دیگر امکان‌پذیر می‌شود.

 

از لحاظ ماهیت و ابزارها: 1- کلامی               2- غیر کلامی

اولین مشخصه: در چارچوب و زمان و مکان شکل می‌گیرد.

در شرایطی که قرار می‌گیرد واکنش‌های متفاوتی را ایجاد می‌کند.

 

برخی از کسانی که وجوه اهمیت ارتباطات غیرکلامی را در تشریفات نشان می‌دهند.

1- لبخند و خطوط چهره گاه از ساعت‌ها گفتگو معنای بیشتری را منتقل می‌کند.

2- لباسی که هر کسی می‌پوشد و اشیایی که حمل می‌کند، مبین شیوه تفکر و زندگی آدمیان است.

3- فاصله‌هایی که افراد در زمان برقراری ارتباط با یکدیگر دارند معنا و مفهوم جدی دارد.

4- چهره‌ها به راحتی با ما سخن می‌گویند و کمتر دروغ می‌گویند.

5- نگاه‌ها بیانگر مفاهیم درون آدمیان هستند.

6- حرکات چهره، دهان، ابروها و دیگر اعضای بدن مفهوم دارند.

7- طرز نشستن، حرکــات دست و سر و صورت، طریقه ایستــادن و راه رفتن همگی مفهوم داشته و پیامی را منتقل می‌نمایند.

 

روابط عمومـی و تشریفــات

هدف روابط عمومی                            مردم‌داری است.

تشریفات رسمی همان پروتکل است.                تشریفات به روابط عمومی ارزش و منزلت می‌دهد.

جایگاه، منزلت و پایگاهی که روابط عمومی دارد                           با تشریفات نشان داده می‌شود.

هدف روابط عمومی مردم‌داری است و هدف و کارکرد مردم‌داری و تشریفات ایجاد، حفظ و گسترش جایگاه احترام و اعتبار و خوش نامی روابط عمومی و سازمان می‌باشد.

به عبارت دیگر روابط عمومی‌ها پرستیژ و اعتبار سازمان هستند و هر تصویری که از سازمان در ذهن مخاطبان ایجاد می‌شود نتیجه عملکرد روابط عمومی می‌باشد. از سوی دیگر تشریفات هنر روابط عمومی است. در واقع تشریفات شکوه، تزئین و احترامی است در فرایند ارتباطات اتفاق می‌افتد و اگرچه در زیرمجموعه مراسم قرار می‌گیرد اما تنها به مراسم مربوط به میهمانان خارجی و امور بین‌الملل مرتبط و محدود نمی‌شود و باید در تمامی فرایند ارتباطی سازمان مورد توجه قرار گیرد. تشریفات بیشترین بخش ارتباطات غیرکلامی را پوشش می‌دهد.

 

ارتباطات غیرکلامی

کانال‌ها/ عوامل موثر/ ابزارهای ارتباط غیرکلامی:

1- زبان بدن         2- صداهای آوایی (شبه صوت، لحن)      3- مصنوعات (پوشش و تزئینات)    

4- مکان (فضاها یا مجاورت)        5- زمان (وقت شناسی، به موقع صحبت کردن، به موقع صحبت را جمع کردن)

6- شامه (بویایی)   7- زیبایی شناسی (موسیقی یا موزیک، رنگ)   8- مشخصات فیزیکی (شکل بدن، رنگ پوست)

 

فضــا و مجـــاورت:

فضا یا مجاورت را به 4 نوع تقسیم می‌کنیم:

1- فاصله یا حریم‌ خصوصی: این فاصله تا حدود 45 سانتی‌متر را شامل می‌شود، در روابط صمیمانه افراد انجام می‌پذیرد.

2- فاصله یا حریم شخصی: از 45 تا 120 سانتی‌متر را شامل می‌شود و عموماً مصاحبه‌ها و گفتگوهای 2 نفره با این فاصله انجام می‌شود.

3- فاصله حریم اجتماعی: از 120 تا 360 سانتی‌متر را شامل می‌شود و اغلب مذاکرات تجاری، سیاسی و مراودات اجتماعی اینگونه هستند.

4- فاصله عمومی (حریم عمومی): از 360 تا 600 سانتی‌متر را شامل می‌شود.

 

فرایند تشریفات:

1- استقبال: روابط عمومی باید طوری رفتار کند که از لحظه ورود، مهمانان احساس امنیت عمومی و آسایش داشته باشند زیرا اولین دیدار بسیار مهم است. افراد با دیدن قضاوت می‌کنند و یا قضاوت خود را تغییر می‌دهند به همین دلیل طرز لباس پوشیدن، روش صحبت کردن و انتخاب استقبال‌کنندگان و افراد همپایه و هم‌طراز دارای اهمیت بوده و با دقت باید مورد برنامه‌ریزی قرار گیرد.

 

نکاتی که در مرحله استقبال دارای اهمیت است:

1- استفاده از استقبال‌کننده هم‌طراز و همپایه مهمان و رعایت احترام رسمی توسط مهماندار

2- حضور به موقع و منظم گروه استقبال‌کننده.                       3- داشتن برنامه ویژه استقبال

4- دست دادن و رعایت آداب آن         

5- پوشیدن لباس مناسب که در این خصوص شرط اصلی لباس مرتب بودن و پاکیزگی آن است.

2- حمل و نقل (انتخاب وسیله نقلیه):

نکاتی که در انتخاب وسیله نقلیه باید رعایت شود:

الف- نوع وسیله نقلیه     ب- سلامت وسیله نقلیه          ج- تناسب وسیله نقلیه شان و منزلت مهمان

د- امکانات وسیله نقلیه   هـ) تجهیزات وسیله نقلیه        و- سوخت وسیله نقلیه باید پیش‌بینی شود.

ز- وسیله نقلیه باید مناسب تشریفات سیاسی باشد.

 

3- اسکان

نکاتی که در انتخاب محل اسکان باید رعایت شود:

الف) امکاناتی که مربوط به استراحت و خواب مهمان است باید توجه شود.

ب) محل برگزاری جلسه و اسکان باید با دقت مورد بررسی قرار گیرد تا هیچ مشکلی نداشته باشیم.

ج) ضریب امنیتی مکان به لحاظ استحکام و امنیت جانی مهمان باید مورد بررسی قرار گیرد. مکان باید مجهز به سیستم ضدحریق و ضد سرقت باشد و دارا بودن دوربین مدار بسته.

 

4- پذیرایی: یک پذیرایی مختصر به منظور آشنایی مهمانان و میزبانان در ابتدای دوره انجام گیرد. چای، قهره، آب یا آب معدنی، شرینی و شربت، میوه، نوشابه، موزیک مناسب در زمان استراحت، هدایا، شام و ناهار جزء پذیرایی است که باید در برنامه‌ریزی و بهداشت آن دقت زیادی انجام گیرد.

 

5- بدرقه: هنگام بدرقه کنار در خروجی ایستاده و همان‌طور که در استقبال تیم مجرب داشتید در بدرقه هم آداب تشریفات را رعایت کنید. مثلاً خداحافظی نموده، یادگاری یا یادبود بدهید، چنانچه اخذ ویزا، تهیه بلیط، گذرنامه یا مجوز خروج با مشکل روبروست قبل از خداحافظی مشکل را حل کنید و حکم ماموریت را پیگیری نمایید.

 

اصول طلایی تشریفات:

1- رفتار میزبان پیش از گفتارش اهمیت دارد و تاثیرگذار می‌باشد.

2- نیاز مهمان به احترام یک نیاز مشترک و نیاز آنها به خدمات یک نیاز متفاوت است.

3- باید توجه شود در پذیرایی سلیقه‌ای بهتر از سلیقه مهمان نیست.

4- مهمان براساس ظاهر میزبان و ظاهر محیط کار او قضاوت می‌کند.

5- باید صادقانه به حرف و حق دیگران احترام گذاشت.

 

مراحل زمان برگزاری مراسم:

1- قبل از مراسم                            2- حین مراسم                    3- بعد از مراسم

1- قبل از مراسم: یکی از مهمترین مراحل قبل از مراسم مرحله برنامه‌ریزی می‌باشد.

برنامه‌ریزی یک فرآیند ناظر در گذشته، تجربیات حال و تفکر درباره آینده و آرمان‌های آن برای رسیدن به یک تصمیم‌گیری جمعی است که نهایتاً منجر به پیش‌بینی اهداف و چگونگی رسیدن به آن می‌شود.

هنر برنامه‌ریزی در بهره‌وری و صرفه‌جویی می‌باشد که با کمترین امکانات بتوانیم خوب مدیریت کرده و بیشترین کارایی را عرضه نماییم و لازمه این امر داشتن اطلاعات و آمار مناسب می‌باشد.

 

مزایا و دستاوردهای برنامه‌ریزی:

1- بهترین و موثرترین راه برای صرفه‌جویی                  2- انتظام بخشیدن به امور

3- ساخت و مهار آینده                               4- استفاده به موقع و به جا از ظرفیت‌های انسانی

5- پیش‌بینی و پیشگیری از بحران‌ها و مشکلات            6- دستیابی به اهداف سازمانی

7- ارایه راهکارهای عملی برای برطرف کردن مشکلات و موانع

8- ترسیم عملکرد کلی سازمان و مسئولیت‌های آن

9- اولویت دادن به کارها                              10- تسهیل در کنترل و نظارت بر فعالیت‌ها

 

الزامات برنامه‌ریزی:

1- دانش و اطلاعات و آمار                           2- شناخت کافی و کامل از موضوع مورد بررسی

3- آسیب‌شناسی یعنی تمامی جوانب و چالش‌های پیش رو شناسایی شود

4- توجه به نیازهای مختلف مخاطبان (نیاز فکری، نیاز فرهنگی و نیاز اجتماعی)

5- بهره‌گیری از نتایج نظرسنجی‌های ادواری برای تقویت نقاط قوت و برطرف کردن نقاط ضعف

 

اقدامات مرحله برنامه‌ریزی:

1- طراحی برنامه‌ریزی کل مراسم                             2- جلسات تصمیم‌گیری و هماهنگی

3- طراحی برنامه و چک لیست مراسم              4- ارسال دعوتنامه‌ها و انجام مکاتبات

 

حین اجرا: این مرحله اجرای برنامه و عملیاتی نمودن مجموعه اقداماتی است که از پیش طراحی شده است و به تناسب هر مراسمی اقدامات و برنامه براساس چک لیست‌های از قبل طراحی شده مدیریت می‌شود، طبیعتاً هر چه که برنامه‌ریزی قوی‌تر و کاربردی‌تر طراحی شده باشد اجرای مراسم نیز راحت‌تر و کم اشتباه‌تر خواهد بود.

 

3- ‌ بعد از اجرا:  بعد از اجرا که مهمترین اقدام در این مرحله ارزیابی و نظارت که همان سنجش کمی یا کیفی اجرای مراسم می‌باشد. ارزیابی اشاره به سنجش کمی و کیفی برنامه‌ها و مراسم دارد و برای مشخص کردن نقطه ضعف و قوت انجام می‌گیرد. ارزیابی به شیوه‌های مختلف می‌تواند انجام گیرد. نظرسنجی، تحلیل محتوا و تحقیق و پژوهش برخی از بهترین شیوه‌های ارزیابی می‌باشد.

 

اقدامات مرحله ارزیابی:

1- نظرسنجی                       2- مستند سازی                             3- تهیه و تنظیم گزارش

4- جلسه ارزیابی مراسم و در صورت نیاز تقدیر از برگزیدگان

 

انواع مراسم:

1- کنفرانس: کنفرانس مراسمی است که تشکیل می‌شود برای اینکه فردی یا عده‌ای معدود مطالب علمی خود را برای گروهی از متخصصان فن در مسائل فنی یا اجتماعی و یا سیاسی ارایه نمایند.

 

2- سمنیار: اجتماع گروهی از افراد و یا دانشجویان که برای تبادل نتایج تحقیقات طراحی و مبادله اطلاعات و یادگیری نکات تازه برگزار می‌شود. که معمولاً زیر نظر یک مرجع علمی (یک دانشگاه، پژوهشگاه و یا استاد) انجام می‌شود.

 

3- کنگره: اجتماع و انجمنی از دانشمندان، صاحب‌نظران و آگاهان برای بحث و گفتگو پیرامون مسائل سیاسی، علمی، هنری و نظایر آن تشکیل می‌شود و همچنین مجمعی که از سران دولت‌ها، نمایندگان کشورها یا دانشمندان تشکیل می‌شود تا درخصوص مسائل سیاسی، اقتصادی و علمی بحث کنند.

 

4- سمپوزیوم: مجمعی است که هدفش مباحث فلسفی و علمی باشد و یا مجمعی که در آن اشخاص مختلف راجع به موضوعی واحد ارایه مقاله، سخنرانی و یا تئوری‌های خود می‌پردازند.

 

5- بزرگداشت

 

6- جشنواره

 

نــوشتن سمینـــار

مزیت‌های یک سمینار در مقایسه با مقاله:

1- فهیمدن مطلب در سمینار بسیار ساده می‌باشد.

2- می‌توان نتایج کارهای تمام نشده و یا غیر قطعی را نیز ارایه داد.

3- تجربیات شخصی خود را ارایه نمایند.

4- ارایه دهنده می‌تواند با توانمندی خود مطالب را به خوبی ارایه نماید.

 

ویژگی‌ها یا تفاوت‌های یک سمینار یا یک مقاله:

1- مطالب کمتر با جزئیات بیشتر در یک سمینار پوشش داده شود.

2- توجه بیشتری برای فهم مطالب با جزئیات بیشتر نیاز است.

3- می‌توان از بعضی از قواعد و قوانین معمول نویسندگی صرف نظر کرد.

نکته 1: اولین مرحله در یک سمینار تجزیه و تحلیل شنوندگان است.

نکته 2: عنوان سمینار نباید لزوماً با عنوان مقاله‌ای که استفاده کرده‌اید یکی باشد و اطمینان حاصل کنید که با متن مطابقت داشته باشد.

نکته 3: بهتر است که سمینار را با یک اسلاید که شامل اسم و نسب شما (فامیل شما) و عنوان سمینار است آغاز کنیم.

نکته 4: ابتدا به مخاطبان بگویید که چه چیز را قصد دارید ارایه نمایید و سپس به تشریح آن با جزئیات بپردازید.

نکته 5: بهتر است اسلاید بین 7 تا 8 سطر داشته باشد. از نظر کِنی

نکته 6: هر اسلاید را به یک ایده یا نتیجه محدود کنید.

نکته 7: روش بهتر برای ارایه مطالب فهرست‌بندی می‌باشد.

نکته 8: فهرست‌ها روش موثری برای نشان دادن اطلاعات به صورت جزء می‌باشد.

نکته 9: اسامی نباید در اسلایدها خلاصه بیاید.

نکته 10: از عدم وجود اشتباه املایی در اسلایدها اطمینان حاصل نمایید.

نکته 11: در انتهای سخنرانی هم به نتایج و خلاصه‌ای از بحث اشاره کنید.

 

عوامل و مواردی که باید برای ارایه بهینه کنفرانس رعایت کرد:

الف- قبل از کنفرانس:

1- سعی کنید حتی‌المقدور موضوعی را بپذیرید که توانایی کسب اطلاعات در آن زمینه را داشته باشید و نیز بتوانید آن را ارائه نمایید.

2- اطلاعات جامعی به دست بیاورید.

3- کسب اطلاعات حاشیه‌ای مرتبط با موضوع (مثال‌ها، داستان‌ها)

4- مدیریت در نحوه برنامه‌ریزی اولیه کنفرانس

 

ب- هنگام ارایه کنفرانس:

1- مدیریت زمان

2- مکان ارایه کنفرانس را به درستی انتخاب نمایید.

3- برای نحوه ارائه کلامی مطلب برنامه داشته باشد.

4- سخنرانی مدیریت بر خود داشته باشد.