روابط عمومی گرایش رسانه : گردهمائی، سمینار و جشنواره(بخش دوم)

 گردهمائی، سمینار و جشنواره

مدیریت گردهمایی‏ها

 

تشریفات چیست؟ مجموعه‌ای از آداب شامل حسن سلوک (رفتارهای پسندیده اختیاری مانند تقدم در سلام، رعایت احترام به دیگران، خوش خلقی و خوش بیانی)، نزاکت (رفتارهای اجباری مانند انضباظ نظامی، احترام به قوانین و آیین نامه‌ها)، و رعایت ترتیبات، قوانین، مقررات و کنوانسیون‌های داخلی و بین‏المللی است.

 

تشریفات (رسمی): را معادل کلمه  Protocolدانسته‌اند و در واقع به مراسمی گفته می شود که با شکوه برگزار می شود. اصطلاح VIP نیز در این زمینه کاربرد فراوان دارد و به معنای اشخاص بسیار مهم است. سالن VIP جایگاهی برای استقبال و بدرقه و جابجایی و ترانزیت اشخاص مهم (سیاسی) از جمله سران لشکری و کشوری می‏باشد.

 

قانون طلایی تشریفات : اصالتاً احترام یک از نیازهای اساسی زندگی بشر است که امروزه در مراودات رسمی به عنوان تشریفات از آن یاد می شود.

شاید در تصویری دیگر بتوان این گونه ترسیم کرد که در مراودات رسمی احترام و در مراودات غیر رسمی محبت اشکال اساسی تشریفات می‏باشند.

در همین زمینه برای تشریفات قانون زیر به عنوان قانون طلایی تشریفات تدوین شده است: احترام مسئولیتی است: همه وقتی ، همه جایی و همه کسی

 

مراحل مدیریت تشریفات:

 

برنامه‏ریزی (قبل از مراسم) : اقدامات لازم: تهیه اطلاعات - جلسه تصمیم‏گیری - تدوین برنامه –چک ‏لیست مراسم - ارسال ‌نامه‌ها و دعوت‏نامه‌ها- جلسه هماهنگی

 

اجرا (حین مراسم): اقدامات لازم: استقبال - حمل و نقل – اسکان – پذیرایی – بدرقه

 

ارزیابی ( بعد از مراسم) : اقدامات لازم: نظرخواهی و نظرسنجی - مستندسازی اقدامات - تنظیم‌ گزارش و گزارش‌دهی - جلسه ارزیابی مراسم - تشکر و قدردانی

 

فرآیند اجرایی تشریفات : استقبال – حمل و نقل – اسکان – پذیرایی – بدرقه

 

مراحل اجرایی تشریفات 

الف: استقبال : استفاده از مستقبل هم‏پایه و هم‏طراز میهمان و رعایت احترام رسمی توسط میهمانداران (برای شروع ارتباط تبسم یادتان نرود)

خدمات ورود و خدمات گمرکی -  امور خبری و اطلاع رسانی - با دسته گل مورد علاقه میهمان یا میهمانان از آنان استقبال کنید.

 ب: حمل و نقل : انتخاب وسیله نقلیه (سالم بودن ماشین، نوع ماشین، بنزین داشتن و ...) - انتخاب همراهان (راننده، همراه، محافظ و ...) - انتخاب مسیر (بررسی ترافیکی، هماهنگی با پلیس، زیبایی مسیر و ...) - حمل بار و توشه میهمانان و همراهان و ...

 ج: اسکان : بررسی امکانات موجود برای استراحت - بررسی ایمنی امکانات موجود - شرایط فیزیکی و محیطی محل اسکان - بهداشت، نظافت و پاکیزگی محل اسکان - نور، رنگ، وسعت، اندازه مکان و ...

 

د: پذیرایی : نوشیدنی از جمله آب، شربت، آب معدنی و ... - خوردنی از جمله میوه، شیرینی، صبحانه، ناهار، شام و ... - امکانات ارتباطی و سمعی و بصری از جمله فاکس، تلفن و ... - سبد فرهنگی (نشریات، کتب، بروشورها و برنامه‏های مراسم و ...) - هدایای فرهنگی از جمله عکس‏ها و فیلم‏های مراسم و . . .

 

ه: بدرقه : انجام خدمات خروج و گمرکی - تهیه ویزا، بلیط، گذرنامه، تمدید ویزای اقامت و . . . -همراهی و مشایعت و خداحافظی یادگاری و یادبود خاطره‏انگیز

 

مدیریت تشریفات : نحوه برنامه‏ریزی، اجرا و ارزیابی انواع مراسم همچون نشست‏ها، گردهمایی‏ها، نمایشگاه‏ها، بازدیدها، را در روابط عمومی مدیریت تشریفات می گویند.

 

انواع مراسم تشریفاتی در روابط عمومی

 

نشست (جلسه) : نشست‏ها یا جلسات شامل انواع مصاحبه استخدامی، مصاحبه مطبوعاتی، مصاحبه رادیویی و تلویزیونی، جلسه مدیران، گفتگوهای عادی اداری با کارکنان و ... می‏شود.

 

گردهمایی : گردهمایی‏ها یا سمینارها شامل سمینارهای علمی، آموزشی، کنفرانس‌های مطبوعاتی، جشن‌ها، جشنواره‌ها، جشن‌ها و عزاداری‏های مناسبتی و ... می شود.

 نمایشگاه : نمایشگاه ‏ها شامل انواع نمایشگاه‌های افتتاحیه، اختتامیه، تخصصی، کارکنان شایسته، خلاقیت‌ها  و ... می‏شود.

بازدید : بازدیدها شامل انواع اردو‌های آموزشی، اردوهای تفریحی، بازدیدهای مدیران و یا کارشناسان از سازمان‌های دیگر، بازدید مدیران و کارکنان سایر سازمان‌ها از سازمان و امکانات و صنعت ما و ... می‏شود.

 

اهداف گردهمایی : هرکدام از گونه‏های گردهمایی با هدف و یا اهداف خاصی برنامه‏ریزی و برگزار می‏شود. برخی از آنها به دنبال کشف ایده‏های علمی هستند، برخی اهداف کاربردی دارند و جستجوگر اختراعات و خلاقیت‏های صنعتی هستند، برخی ارتقای دانش حاضران را هدف می‏گیرند و همچنین برخی اهداف تبلیغاتی را پیگیری می‏کنند. اهدافی  مقابل در بسیاری از گردهمایی‏ها مدنظر قرار می‏گیرد: استفاده از اندیشه نخبگان - آگاهی از نتایج دستاوردهای علمی و صنعتی -اطلاع‏رسانی و آموزش - برقراری ارتباط بین صاحب‏نظران - نقد و بررسی ایده‏های جدید در حوزه‏های کاری - دستیابی به راهکارهای مشترک برای حل یک مساله - بررسی راهکارهای حل مشکلات محیطی یا سازمانی - پیدا کردن ایده‏های جدید و افراد صاحب‏نظر در زمینه‏ای خاص

 

انواع گردهمایی : گردهمایی از نظر زمانی به گردهمایی یک روزه، دو روزه و بیشتر تقسیم می‏شود و از نظر مکانی، در سطح محلی، منطقه‌ای، ملی و بین‏المللی اجرا می‏شود. - از نظر محتوا نیز به دو شکل علمی و یا شغلی مطرح است،  یعنی گاهی صاحب نظران درباره آخرین مباحث علمی به ارایه نظر می پردازند و گاهی مسولان یک سازمان درباره آخرین تغییرات نگرشی و یا سازمانی ارائه نظر می کنند. - واژگانی همچون سمینار، نشست، یادواره، کارگروه، کنفرانس مطبوعاتی (خبری)،کارگاه آموزشی، مجمع، هم‏اندیشی، سمپوزیوم، کنگره، همایش، جشنواره، میتینگ، میزگرد و ... برخی از مهمترین انواع گردهمایی محسوب می‏شوند.

 

 انواع گردهمایی

میتینگ Meeting :هرنوع گردهمایی دو نفره یا بیشتر برای تبادل اطلاعات؛ با اهداف تجاری، اجتماعی، مذهبی یا علمی را میتینگ می‏گویند. این واژه در فارسی به معانی جلسه، نشست، انجمن، ملاقات و همایش به کار رفته است.  معمولاً میتینگ‏های کوچک بین دو تا 15 نفر و میتینگ‏های بزرگ با بیش از 15 نفر تشکیل می‏شوند و می‏توانند انواع مختلفی مانند کنفرانس، کنگره‌، سمینار، کارگاه، سمپوزیوم و کانونشن (کنوانسیون) داشته باشد.

 

تالار گفتگو Forum   : در شهر روم باستان، فروم شامل یک محوطه اجتماعات برای داد و ستد و همچنین دادگاه بوده است. فروم به گردهمایی عموم برای گفتگو، مناظره و بحث آزاد پیرامون موضوعات مورد علاقه‏ی مردم و همچنین به محل‏های خاصی که برای این منظور ساخته می‏شود خطاب می‏گردد. امروزه به رسانه‏هایی چون روزنامه، رادیو، تلویزیون یا وب سایت که نظرات و بحث‏های مردم را پخش می‏کنند نیز فروم می‏گویند. در مواردی نیز که بحث آزاد بین چند کارشناس جریان داشته و معمولاً امکان حضور عموم و شنیدن نظرات باشد، فروم می‏گویند که یکی از انواع آن دادگاه است. فروم، یک راه آموزش همگانی و رشد فرهنگ اجتماعی است.

 

کنگره Congress  : در تعریف آکادمیک، کنگره به گردهمایی‏های رسمی گفته می‏شود که افرادی متعلق به حرفه، فرهنگ، مذهب یا هر گروه خاص، برای بحث و تصمیم‏سازی گروهی پیرامون موضوعی ویژه و گاه انجام انتخابات جمع می‏شوند و دارای چند خصوصیت برجسته است:  تعداد شرکت‏کننده زیاد (صدها یا هزاران نفر)، برنامه در فاصله زمانی خاص (اغلب یک، دو یا چند سالانه( تکرارشونده، مدت برنامه اغلب به مدت چند روز، دارای نشست‏های کوچک‏تر در قالب کارگاه، پانل، کنفرانس وغیره است. کنگره معمولاً بزرگ‏تر و رسمی‏تر از کارگاه، کنفرانس و سمپوزیوم است. در کنگره‏ها جز اعضای گروه اصلی تشکیل‏دهنده، معمولاً سازمان‏هایی نیز به عنوان ”حامی یا"Sponsor  حضور دارند.

 کارگاه Workshop  : کارگاه به جلساتی گفته می‏شود که در آن تبادل اندیشه، بحث آزاد و ارائه روش‏های عملی برای کاربرد یک مهارت، جریان دارد. در کارگاه معمولاً تعدادی محدود مشارکت داشته و درباره موضوعی خاص عمیقاً بحث می‏کنند تا با روند خلاقیت و تولید مثلاً یک خط مشی یا راه‏حل ویژه آشنا شوند. در این نوع گردهمایی، گروهی خاص حضور داشته، کمترین سخنرانی از سوی مدیر برنامه ارائه می‏شود و درعوض، شرکت‏کنندگان، در موضوع مشارکت جدی دارند. کارگاه بیش از انتقال دانش، محل انتقال تجربیات و رشد مهارت‏ها است.

 

بحث Discussion : یک مذاکره و بحث جدی گروهی را دیسکاشن گویند. درمواردی به سخنرانی رسمی نیز دیسکاشن اطلاق می شود. این نوع بحث معمولاً به صورت فعال و طولانی است و حول محور موضوعی خاص صورت می‏گیرد. هدف از دیسکاشن پیروزی یک طرف نیست بلکه پیشرفت در موضوع بحث و روشنگری مورد نظر است.

 

جلسه عمومی Convocation : جلساتی که برای مشاوره، کمیسیون و یا جشن، خصوصاً با مشارکت گروهی از اعضای یک دانشگاه یا انجمن تشکیل می‏شود. گاه این نوع جلسات برای اعطای مدرک برگزار می‏شود.

 

کنفرانس : Conference   کنفرانس شامل انواع گردهمایی‏ها در زمینه‏های مختلف است اما معمولاً به همایش‏هایی گفته می شود که با برنامه کار و دستورجلسه رسمی برای بحث، مذاکره، مشاوره، همفکری و یا تبادل نظر و مبادله اطلاعات؛ جهت یافتن راه حل، رفع مشکل خاص، گرفتن رهنمود یا تصمیم‏سازی تشکیل می‏شود. - شرکت‏کنندگان از افرادی با علایق یا تحصیلات و یا آموزش‏های مشابه، به جلسه دعوت شده و در صدد یافتن پاسخ برای پرسشی خاص، در زمینه مسائل سازمان، انجمن یا  هیأت و گروه خود هستند.  - کنفرانس دارای تعریف قطعی و محدودیت خاص نیست اما به طور معمول در مقایسه با کنگره، دارای ابعاد کوچک‏تر، زمان کوتاه‏تر و اهدافی محدودتر می‏باشد.  - معمولاً کنفرانس‏ در یک "مرکز اجتماعات Convention Centreبرگزار شده و می‏تواند شامل انواعی از روش‏های ارتباطی مثل "میزگرد"، "پانل"، "سخنرانی عمومی" و یا "بحث‏های پراکنده گروهی" در راستای یک موضوع واحد باشد.  - گاه شرکت‏کنندگان از راه دور، با استفاده از امکانات ارتباطی نوین با هم ارتباط برقرار می‏کنند که به آن "تله کنفرانس"، "ویدئوکنفرانس" یا "کنفرانس از راه دور" گفته می‏شود. همچنین «کنفرانس» به برنامه‏های آموزشی که برای گروه کوچکی از دانشجویان سطوح پیشرفته برگزار می‏شود نیز اطلاق می‏گردد.

 

هم اندیشی  : Symposium  یک نوع کنفرانس که افرادی با تخصص بالا در یک زمینه‏ی خاص گرد هم آمده، درباره موضوعی کاملاً تخصصی بحث می‏کنند و در آن پیشنهادات و ایده‏های نو ارائه می‏شود. موضوع اختصاصی می‏تواند شامل تعیین یا تدوین برنامه‏ای خاص برای اجرا در آینده یا موافقت جمعی با آن باشد. هریک از شرکت‏کنندگان ضمن شنونده بودن، در مورد موضوع سخنرانی می‏کنند. سمپوزیوم مانند یک مجله تخصصی، دارای مطالبی با موضوع واحد است. در سمپوزیوم، افراد حرفه ای تلاش می‏کنند که با تبادل تجربه و بینش، با آخرین پیشرفت‏های حوزه خود در ارتباط باشند، لذا معمولاً روی یک جنبه از حرفه خود متمرکز می‏شوند. در یونان باستان به جشن جمعی افراد روشنفکر که با نوشیدنی و موسیقی و بحث‏های عقلانی توأم بوده سمپوزیوم می‏گفته‏اند. این واژه به شکل سمپوزیون symposion  نیز به کار رفته است.

 ممکن است یک اتاق کنفرانس برای سمپوزیوم کافی باشد. - سمپوزیوم شبیه سمینار است با این تفاوت که اغلب شنوندگان سخنران هم هستند. - همه سمینارها و سمپوزیوم‏ها کنفرانس هستند اما هر کنفرانسی سمینار یا سمپوزیوم نیست - کنوانسیون، کانونشن یا همایش ملی یا بین‏المللی، بزرگ‏ترین نوع گردهمایی است که شامل اشکال مختلف بحث و همچنین نمایشگاه می‏شود. این نوع همایش معمولاً به عنوان آغاز یک برنامه‏ی مهم تلقی می‏شود. مثلاً یک کانونشن ملی می‎تواند برای تصویب قانون اساسی برگزار شود. معمولاً کنوانسیون به همایش‏های سیاسی اطلاق می‏شود مثل جلسات بزرگ احزاب سیاسی، اتحادیه‏های تجاری، انتخابات ریاست جمهوری و امثال آن. توافقات بین‏المللی نیز کنوانسیون نامیده می‏شود.

 

جشنواره Festival : جشنواره یا فستیوال به برنامه‏های شادمانی و سرور در مناسبت‏های مذهبی، فرهنگی و گاه برنامه‏های غیردینی گفته می‏شود. این نوع جشن اغلب با نمایشگاه و مسابقاتی همراه است و مناسبت آن تکرار می‏شود.

مطالب مندرج متعلق به اینجانب نمی باشد