روابط عمومی گرایش رسانه : مدیریت راهبردی سازمان(بخش دوم)

مدیریت راهبردی سازمان

  استاد : خرمی شریف

مزایای تجزیه و تحلیل محیطی       

1-سبب بهبود توانایی و اجرای تغییر در پاسخ به عوامل خارجی می شود.

2- موجب افزایش ارتباط میان مدیران و کارکنان سازمان و درگیرکردن تعدادبیشتری از آنان در فرایند تصمیم گیری می شود.

3- روند اقتصادی، فنی، علمی، اجتماعی و سیاسی و اهمیت رویدادها را کشف می کند.

4- رفتار بالقوه وفرصتها یا تغییرات برای سازمان را تعریف می کند.

5- آینده گرایی در تفکر مدیریت و کارکنان را ترغیب می کند.

6- مدیران متوجه تغییرات روندهایی که به سرعت در جریان هستند، می کند.

7- اثر مثبتی بر ارتباطات و دیدگاههای مشترک برنامه ریزی راهبردی و آینده گرایی دارد.

 

محیط درونی(داخلی) ومحیط بیرونی(خارجی)

محیط داخلی شامل جنبه های زیر است:

1- جنبه های ساختاری سازمان      2-جنبه های نیروی انسانی

3- جنبه های بازاریابی               4- جنبه های تولید

 

تعاریف نقاط قوت و ضعف در سازمان

نقاط قوت : عاملی قوت تلقی می شود که مزیت رقابتی یا مهارت متمایزی برای سازمان ایجاد کند. نقاط قوت عوامل و عناصری در درون سیستم هستند که بکارگیری موثر آنها می توان به اهداف مورد نظر به نحو شایسته دست یافت و نقاط ضعف احتمالی را کاهش داد.

نقاط ضعف : عواملی نقاط ضعف سازمان تلقی می شوند که سازمان آنها را ضعیف انجام می دهد و زمینه آسیب پذیری زیادی دارد. نقاط ضعف مجموعه محدودیتها و تنگناهای داخلی سیستم است که موجب تاثیر منفی در وصول به اهداف آنها می شود.

 

محیط خارجی

شامل همه نیروها و شرایطی است بر انتخاب سازمان تاثیر می گذارند. اما عموما" فراتر از کنترل سازمان هستند و سازمان بر آنها کنترلی ندارد. عوامل خارجی رویدادها و روندهای اقتصادی، اجتماعی، فرهنگی، بوم شناسی، سیاسی، قانونی، دولتی، فناوری و رقابتی هستند که در محیط بیرونی سازمان وجود دارند و می توانند به میزان زیادی به سازمان منفعت یا زیان برسانند.

تعریف فرصتها و تهدیدها

فرصتها : کلیه عوامل، عناصر، پدیده ها و شرایطی بیرون از سیستم هستند که به کمک آنها می توان اهداف را محقق ساخت و ضعفها و آسیب پذیریها را کاهش داد و تهدیدات را کنترل کرد یا از میان برداشت

تهدیدها : عاملی است که مانع رشد و حرکت و بالندگی سازمان می شود. تهدیدها موقعیتهای نامطلوب اما مهم در محیط موسسه هستند که موانع اساسی برای موقعیتهای جاری یا آینده موردنظر سازمان ایجاد می کنند.

 

تهیه ماتریس swot

ماتریس چهار نمونه استراتژی را به ما پیشنهاد می کند که عبارتند از:

1- so: این استراتژِ عالیترین وضعیت است که می توان با استفاده از آن نقاط قوت و فرصتهای مهم سازمان را در بازار افزایش داد.

2- wo: در این استراتژی باید نقاط ضعف را کاهش داد و از فرصتها بهره لازم را برد. مانند انتخاب تکنولوژی جدید

3- st: در این استراتژی از نقاط قوت استفاده می شود و از تهدیدات دوری باید کرد.

4- wt: در این استراتژی که با هدف کاهش نقاط ضعف و تهدیدها در حداکثر زمان ممکن انجام می شود.

 

 

So 1	Wo 2
St 3	Wt  4

 

Swot→      s: نقاط قوت          w: نقاط ضعف           o:فرصتها            t:تهدیدها

 

 

جدول تجزیه و تحلیل عوامل داخلی و خارجیswot

نقاط ضعفw 1- 2- 3- 4- 5-	نقاط قوتs 1- 2- 3- 4- 5-	عوامل داخلی             عوامل خارجی
راهبرد wo     ضعف - فرصت	راهبرد  so     قوت - فرصت	فرصتهاo 1- 2- 3- 4- 5-
راهبردwt        ضعف - تهدیدها	راهبرد st         قوت - تهدیدها	تهدیدها t         1- 2- 3- 4- 5-

 

 

انتخاب و تبیین استراتژی

ارزیابی گزینه های مختلف استراتژی با معیارهای زیر انجام و استراتژی انتخاب می شود:

1- علاقه و ذینفعها   2- اثربخشی  3- کارایی 4- کمترین تاثیرات سوء(معیارهای انتخاب استراتژی)

انتخاب استراتژی: یعنی توصیف سازمان در آینده و چشم انداز موفقیت آن در صورت اجرای صحیح استراتژی انتخابی.

 

مشخصات تصمیمهای استراتژیک یا راهبردی

1- در ارتباط با چشم انداز می باشند.      2- با محیط تطابق دارند.

3- فعالیتها با منابع سازگاری دارند.       4- بر منابع سازمان تاثیرات عمده دارند.

5- تحت تاثیر انتظارات و ارزشهای قدرتمند می باشند.

6- بر جهت گیری درازمدت سازمان تاثیر می گذارند.  7- طبیعت پیچیده دارند.

 

انواع استراتژی

1- استراتژی تهاجمی: این استراتژی در عوامل محیطی ایجاد فرصت نمی کند و منابع درونی وجود دارد و استفاده می شود. این استراتژی را استراتژی رشد نیز می نامند.

2-استراتژی تنوع: در این استراتژی عوامل محیطی ایجاد تهدید می کند و منابع درون سازمانی وجود دارد و استفاده می شود.

3- استراتژی تدافعی یا کاهش:در این استراتژی عوامل محیطی ایجاد تهدید می کند و منابع درون سازمانی وجود ندارد یا استفاده نمی شود.

4- استراتژِی تغییر جهت: در این استراتژی منابع درونی وجود ندارد یا استفاده نمی شود و عوامل محیطی ایجاد فرصت می کند.

 

 

تنوع                          بسیارمناسب	تهاجمی                           خوب و عالی
تدافعی                  بسیاربد و خطرناک	تغییرجهت                      نامناسب

  

اجرای استراتژی

تنها تدوین استراتژی مناسب کافی نیست،زیرا باید در کارکنان و مدیران انگیزش ایجاد کرد تا این استراتژیها را به اجرا درآورند.همه سازمانهاباید به هنگام اجرای استراتژی، تعیین اهداف سالانه و تدوین سیاستها و تخصیص منابع را در اولویت قرار دهند.

 

ویژگیهای اجرای استراتژی

شامل موارد زیر است:

1- اجرای استراتژی یعنی مدیریت بر نیروها به هنگام عمل.

2- در اجرای استراتژی بر کارآیی بیشتر تاکید می شود.

3- اصولا" اجرای استراتژی یک فرایند عملیاتی است.

4-  اجرای استراتژی مستلزم داشتن انگیزه ویژه و مهارتهای رهبری است.

5- اجرای استراتژی مستلزم ایجاد هماهنگی بین عده زیادی از افراد است.

 

مراحل اجرای استراتژی (راهبرد)

1- تعیین هدف سالانه: تعیین هدف سالانه یک فعالیت متمرکز است که همه مدیران سازمان و کارکنان بصورت مستقیم در آن مشارکت می کنند.مشارکت فعال در تعیین هدفهای سالانه موجب می شود که افراد آنها را بپذیرند و نسبت به تامین آنها تعهد بیشتری بدهند.

موارد زیر در تعیین هدفهای سالیانه ضروری است :

الف - مبنای تخصیص هزینه ها را تعیین می کنند.

ب - برای ارزیابی عملکرد مدیران به عنوان یک ساز و کار اصلی عمل می کنند.

ج -  برای نظارت در پیشرفت و تامین هدفهای بلند مدت به عنوان ابزاری قوی عمل می کنند.

د -  برای سازمان، بخشها و واحدهای وظیفه ای اولویتهای کاری را تعیین می کنند.

 

2- تعیین سیاستها: مقصود از سیاست رهنمودها، روشها، رویه ها، مقررات و شیوه هایی از مدیریت است که برای حمایت و تقویت کارها در نظر گرفته می شوند تا سازمان بتواند به هدفهای تعیین شده دست یابد. سیاستها ابزارهایی هستند که بدان وسیله استراتژیها و راهبردها به اجرا در می آیند. مثل سیاست جلوگیری از سوء استفاده کارکنان از شبکه اینترنت به هنگام کار.

 

3- تخصیص منابع: یکی از فعالیتهای اصلی مدیریت تخصیص منابع است که اجرای استراتژی را امکان پذیر می کند و منابع براساس اولویتهایی که بوسیله هدفهای سالانه تعیین شده اند، تخصیص می یابند. برای مدیریت راهبردی هیچ چیز زیانبارتر از تخصیص منابع بدون توجه به هدفهای سالانه نمی باشد.

نکته: مدیریت استراتژیک همان موضوعی است که گاهی آن را فرایند تخصیص منابع می نامند.

 

انواع منابع در سازمان

1- منابع مالی  2- منابع فیزیکی   3-منابع انسانی  4- منابع فنی (فن آوری)

 

ارزیابی استراتژی

ارزیابی موفقیت آمیز استراتژیها بر پایه این واقعیت قرار داد که نتیجه عملیات در زمان مقرر به صورتی مناسب ارائه گردد. ارزیابی بهنگام می تواند مدیریت را از وجود مسائل و مشکلاتی که دامنگیر شرکت است، آگاه سازد و اقدامات اصلاحی به موقع انجام شود.

ارزیابی استراتژی شامل سه فعالیت اصولی است:

1- بررسی مبانی اصلی استراتژیهای شرکت

2- مقایسه نتایج مورد انتظار با نتایج واقعی

3- محاسبه عملکرد سازمان

4- انجام دادن اقدامات اصلاحی به منظور اطمینان یافتن از این که عملکردها با برنامه پیش بینی شده مطابقت دارد.

 

1- بررسی مبانی اصلی استراتژیهای شرکت

در این فعالیت می توان از راه رسم کردن جدول(ماتریس) ارزیابی عوامل خارجی و ماتریس عوامل داخلی مبانی اصلی استراتژیهای سازمانی را مورد بررسی قرار داد. معمولا" این عمل با مقایسه ماتریس تجدیدنظرشده عوامل خارجی با ماتریس کنونی ارزیابی عوامل خارجی و همچنین مقایسه ماتریس تجدیدنظرشده عوامل داخلی با ماتریس کنونی ارزیابی عوامل داخلی انجام می شود. آیا تفاوتی دارند یا خیر؟ در صورت آری اقدامات اصلاحی و اگر نه به مرحله دوم می رویم.

 

2- مقایسه نتایج مورد انتظار با نتایج واقعی

در این فعالیت مقایسه میزان پیشرفتهای برنامه ریزی شده با واقعی برای دستیابی به هدفهای مورد انتظار انجام می شود که در صورت آری بودن اصلاحات انجام و در صورت نه بودن فعالیتهای کنونی ادامه می یابد.

 

3- محاسبه عملکرد سازمان

محاسبه عملکرد سازمان یکی از فعالیتهای مهمی است که بهنگام ارزیابی استراتژی انجام می شود. در این مرحله نتایج مورد انتظار را با نتایج واقعی مقایسه می کنند. انحراف از برنامه را مشخص و عملکرد فرد را ارزیابی می کنند و میزان پیشرفت در جهت تامین هدفهای بلند مدت مورد نظر را تعیین می کنند. در این فرایند به هدفهای بلند مدت و سالانه توجه می شود. شاخصهای ارزیابی استراتژی باید قابل سنجش و به راحتی قابل تایید باشند. مثل ارزیابی نسبتهای مالی، شامل سود هر سهم و رشد فروش و رشد داراییها.

 

4- اقدامات اصلاحی

آخرین فعالیتی که در ارزیابی استراتژی به عمل می آید، اقدامات اصلاحی است. اقدامات اصلاحی به منظور اطمینان یافتن از این که عملکردها با برنامه ها ی پیش بینی شده مطابقت دارد یا خیر.