روابط عمومی گرایش رسانه : گرد همائی، سمینار و جشنواره(بخش اول)

 گردهمایی، سمینار و جشنواره

 

 سمینارSeminar  : سمینار نوعی کنفرانس است که برای تبادل نظر گروهی کوچک تشکیل می‏شود؛ یک یا چند نفر از آنها سخنران و بقیه شنونده هستند. این نوع میتینگ می تواند شامل جلسات گروهی از دانشجویان سال بالا باشد که تحت هدایت یک استاد، در یک پژوهش یا مطالعه جدی حول موضوعی خاص شرکت می‏کنند و یا واحد درسی پیشرفته‏ای را می‏گذرانند. در این نوع گردهمایی، نتایج پیش‏بینی شده‏ای مورد انتظار است. در سمینار، بیش از تبادل نظرشرکت‏کننده‏ها، تجربه‏ی روش تدریس مورد نظر است. این برنامه معمولاً به صورت خودمانی برگزار شده، روی بخش کوچکی از یک موضوع صحبت می‏شود و شنوندگان در هر بخش از آن می‏توانند سخن گوینده را قطع کرده و سؤال کنند. به هر حال انواع مختلف سمینار وجود دارد ولی اساساً نوعی بحث آزاد برای تقویت مهارت‏های اعضاست. این همایش معمولاً در محل سالن کنفرانس یا آمفی تئاتر برگزار می‏شود.

 

ساختار گردهمایی

 

ستاد برگزاری گردهمایی : کمیته اجرایی  (دبیر اجرایی – دبیر اجرایی – تبلیغات  و روابط عمومی – نمایشگاه و جشنواره – انتشارات) - کمیته علمی (دبیر علمی – دبیرخانه – هیات داوران )

 

مراحل مدیریت گردهمایی : گردهمایی همچون سایر مراسم در سه مرحله قبل، حین و بعد از برگزاری مدیریت می‏شود.

 

1- قبل از برگزاری گردهمایی : طراحی، چاپ و توزیع دعوتنامه – طرح و چاپ فرم‏ها و سربرگ‏های گردهمایی – برگزاری جلسات هماهنگی با کیمته علمی – طراحی و تهیه امور خطاطی و گرافیک( پوستر، کارت و ...) – پیش بینی حمل و اسکان میهمانان خارجی – تهیه پیش خبر و ارسال به رسانه‏ها – کنترل سالن برگزاری (تهویه، صندلی، صوتی و تصویری، و  ...) –برگزاری کنفرانس خبری قبل از برگزاری – تهیه مطالب، چاپ و توزیع  پیش شماره خبرنامه گردهمایی – پیگیری دریافت دعوتنامه‏های ارسالی از سوی سخنرانان و مدعوین کلیدی – انتشار فراخوان مقالات گردهمایی از طریق نشریات – تهیه و توزیع پوستر و بروشور فراخوان مقالات

 

تهیه مهرهای مورد نیاز گردهمایی : صدور کارت شناسایی حاضران گردهمایی – تهیه آرم و پرچم گردهمایی – تزیین و تجهیز سالن گردهمایی –تهیه هدایای گردهمایی – و ...

 

2- حین برگزاری گردهمایی : تهیه بولتن گردهمایی و یا بروشور خبری و ویژه‏نامه‏ها و توزیع آن– تشکیل مصاحبه‏های مطبوعاتی، رادیویی یا تلویزیونی – تهیه متن قطعنامه – ارسال خبر به نشریات(به خصوص نشریاتی که حضور نیافته‏اند) – راهنمایی مدعوین به محل برگزاری گردهمایی، نمایشگاه و محل پذیرایی – راهنمایی  خبرنگاران به محل اسکان در گردهمایی –فیلمبرداری و عکسبرداری – برگزاری نمایشگاه کتاب – ضبط صدا (سخنرانی و ...) – اعطای لوح تقدیر به فعالان برگزاری گردهمایی – اعطای لوح تقدیر به سخنرانان – تجلیل از پیشکسوتان– انجام نظرسنجی از حاضران – ترجمه همزمان سخنرانی‎ها – انتشار و انعکاس اطلاعات در سایت گردهمایی – ثبت نام شرکت‏کنندگان برای ارسال کتاب گردهمایی – تدوین بیانیه پایانی گردهمایی

 

3- بعد از برگزاری  گردهمایی : تهیه بولتن بریده جراید – چاپ متن قطعنامه و ارسال برای رسانه‏ها – چاپ متن قطعنامه و ارسال به مدعوین گردهمایی – تهیه فیلم گردهمایی (تهیه گزارش تصویری گردهمایی) – حمل و نقل خبرنگاران – حمل و نقل میهمانان خارجی و انجام امور روادید آنها – ارسال نامه تشکر به سخنرانان گردهمایی – ارسال نامه تشکر به رسانه‏هایی که در گردهمایی حضور یافته‏اند – ارسال عکس و فیلم سخنرانی هر سخنران به خودش – ارسال یادبود به حاضران  گردهمایی – پذیرایی از مدعوین و شرکت‏ کنندگان – تهیه گزارش مکتوب گردهمایی –انتشار کتاب گردهمایی – و ...